CONTROL INTERNO

DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

En administración de empresas el "sistema de control interno" es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y el control en el interior de la empresa.

El control interno de una empresa se define como aquellas actividades que trabajan en conjunto y que se integran a las operaciones normales de la organización con el objetivo de:

· Proteger activos
· Minimizar errores
· Garantizar una operación adecuada
· Cumplir los objetivos

COSO define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración. Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria.

Entorno (o ambiente) de control

Este componente es la base para el resto de los componentes del control; un ambiente de control débil origina que, sin importar el adecuado diseño del resto de los componentes, no se pueda confiar totalmente en estos. El ambiente de control fija el nivel de disciplina y estructura que hay en la empresa. Algunas áreas clave al analizar este componente por parte del auditor se enlistan a continuación:

Proceso de valoración de riesgo de la entidad

El componente del proceso de valoración de riesgo de la entidad consiste en que el auditor evalúe lo adecuado del proceso interno de la entidad para identificar los riesgos de negocio de la empresa (relevantes para la información financiera), las estimaciones de la importancia de los mismos, la evaluación de la probabilidad de ocurrencia y la toma de decisiones respecto a dichos riesgos.

Actividades de control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la administración se lleven a cabo. Estos controles se refieren a riesgos que, si no se mitigan, pondrían en riesgo el llevar a cabo los objetivos de la empresa.

Seguimiento (o monitoreo) de los controles

El seguimiento o monitoreo evalúa la eficacia de la ejecución del control interno en el tiempo y su objetivo es asegurarse de que los controles trabajen adecuadamente o, en caso contrario, tomar las medidas correctivas necesarias. El seguimiento le permite a la dirección de la empresa saber si los controles internos son eficaces, están implementados adecuadamente, se usan y se cumplen diariamente, o si necesita modificaciones o mejoras.

OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor.

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración.

v Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de administración.

v Las transacciones deben ser válidas para conocerse y someterse a su aceptación con oportunidad.

v Todas y solamente aquellas transacciones que reúnan los requisitos establecidos por la administración, deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.

v Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados por archivos adecuados.

v Adecuada definición y comunicación de las responsabilidades.

Todas las autorizaciones concedidas deben estar de acuerdo con los criterios establecidos por la Dirección.

Por su parte, Juan Ramón Santillana González comenta que el Sistema de Control Interno contable habrá de ser diseñado en función de los objetivos generales siguientes:

OBJETIVOS DE PROCEDIMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES

Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con las normas de información financiera o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia:

Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparación de estados financieros de conformidad con las Normas de Información Financiera y el criterio de la administración;
Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidadano específicamente que lo sean aquellas que afectan más de un ciclo. Cuando existan enlaces entre diferentes ciclos, habrán de identificarse plenamente éstos para verificar que se han hecho “cortes” de operación adecuados.
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración.
Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.
Cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a intervalos razonables, con los activos físicos existentes.
Tomar medidas apropiadas y oportunas respecto a las diferencias que se detecten; así mismo deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros, este objetivo complementa en forma importante a todos los demás objetivos.
El contenido de los informes y de las bases de datos debe ser verificado y evaluado periódicamente, ya que es la salida del sistema y debe representar con exactitud el fundamento de la actividad económica.
Es necesario adoptar técnicas para verificar y evaluar los resultados que se obtienen una vez procesadas todas las transacciones, dado que es impracticable desarrollar un sistema que procese e informe todas las transacciones con exactitud completa y absoluta.
La verificación y la evaluación están orientadas a la detección de errores al contrastar la información elaborada con la realidad.
Debida autorización de transacciones y actividades
Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas.

AUTOR Lic. Rosa Elena Ruíz Aguilar Mtro. Jorge Escutia Serran

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FÍSICA DEL CONTROL INTERNO

El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas, ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo El efectivo o los valores pudieran substraerse, perderse o destruirse temporalmente.

Objetivos

El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Técnicas

Servicios externos (guardias). Impedimentos físicos (puertas y gabinetes cerrados bajo llave, cercas, etc.), Restricciones de acceso. Dispositivos de detección y prevención. Investigación inicial y periódica de los custodios. Seguro y fianza de fidelidad. Archivos de firmas del personal autorizado. Almacenaje oportuno de bienes. Personal independiente para control de faltantes. Control de llaves. Procedimientos sistemáticos de almacenamiento y Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.

Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca de seguridad de cintas y discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registro y archivos de computadora y para programas y documentación relativa. Custodia controlada y pre-numeración de las formas de control. Segregación de responsabilidad y restricción al acceso. Seguros y fianzas de fidelidad. Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los supervisores, guardias y auditores. Y Archivos de firmas del personal autorizado.

Riesgos al no cumplirse

Los registros pueden destruirse o perderse.

Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en detrimento de la entidad, sus empleados, sus dueños o acreedores o de sus proveedores o clientes.

Los programas de computadora pudieran alterarse por personas no autorizadas.

Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con computadora, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no autorizadas y pudiera resultar en:

Una incapacidad para informar.

Una distorsión de las actividades informadas.

Los activos pudieran sustraerse, perderse o destruirse.

Los informes pudieran presentar datos erróneos.

Las decisiones importantes pudieran basarse en información errónea.

Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y sin corregirse.

Aunque muestren con exactitud los hechos históricos, los saldos registrados pueden no reflejar la situación real de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha de informe determinada.