CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

1. Los proveedores deben ser autorizados de acuerdo a las políticas establecidas por la administración.

2. El precio y las condiciones de los bienes y mercancías que han de proporcionar los proveedores deben ser autorizados de acuerdo a políticas.

3. Establecer procedimientos del ciclo de compras.

4. Aprobación de órdenes de compra a proveedores que se ajusten a las políticas de la administración.

5. Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

6. Los bienes, mercancías y servicios recibidos deben informarse con exactitud y forma oportuna.

7. Todos los pagos por bienes y mercancías recibidos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

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OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES

1. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

2. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.

3. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.

4. Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.

5. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.

6. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.

7. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

8. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

9. La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

10. Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

11. Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.

12. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.

13. Los asientos contable del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.

14. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Objetivos	Acciones de control	Riesgos por incumplimiento.
No se realizan visitas periódicas y por sorpresa a los proveedores para revisar la calidad y especificaciones de la producción en proceso que se está fabricando.	Practicar visitas periódicas y por sorpresa a los proveedores para revisar y evaluar la calidad y especificaciones de la producción en proceso que se está fabricando para la empresa.	Los productos en proceso de fabricación para la empresa no reúnan las especificaciones y condiciones de calidad Requeridos.
No se verifican ni evalúan en forma periódica los saldos de cuentas por pagar con las transacciones de compras que les son relativas.	Conciliar en forma regular y periódica los saldos de cuentas por pagar con las transacciones que les dieron origen	Desvío de recursos. Generación de cuentas por pagar sin sustento, por error con propósitos mal intencionados. Omisión en la creación de cuentas por pagar.
No se confirman periódicamente los saldos de cuentas por pagar	Confirmar en forma regular y periódica con los proveedores las cuentas por pagar a cargo de la empresa.	Discrepancia de los adeudos de la empresa con las cuentas por cobrar a clientes registradas por los proveedores.

Son fundamentales en el proceso de control de la información, contenido y archivos de los estados financieros se trata de verificar los datos que se encuentran en bases de datos con las existencias en físico o reales de la empresa, de igual manera incluye la revisión constante de los saldos pendientes en los estados financieros. Además, el control interno del ciclo de compras cuanta con los siguientes objetivos de verificación y evaluación.

1. Averiguar contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.

2. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

3. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.

4. Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos

5. Tomar medidas apropiadas y oportunas respecto a las diferencias que se detecten Así mismo deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros

6. El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos debe verificarse y evaluarse periódicamente.

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FÍSICA

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos al acceso de los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de procesos.

Objetivos	Acciones de control	Riesgos por incumplimiento.
No se restringe el acceso a las áreas de compras y de cuentas por pagar a personal ajeno a estas funciones.	El acceso a los registros de compras y cuentas por pagar debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.	Los registros pueden destruirse o perderse, lo Que generaría imposibilidad para preparar informes financieros confiables e incapacidad para efectuar pagos a proveedores por la pérdida de datos, o bien hacerse pagos indebidos. Los programas y archivos de tecnología de la información pueden ser accesados, y eventualmente alterados en perjuicio de la empresa.
No se tienen contratadas fianzas de fidelidad del personal que maneja compras, inventarios y cuentas por pagar.	No se tienen contratadas fianzas de fidelidad del personal que maneja compras, inventarios y cuentas por pagar.	En caso de darse un acto indebido, la empresa debe absorber su costo y los gastos que se ocasionen por las investigaciones que se requieran llevar a cabo.
No se tiene control ni resguardo de las órdenes de compra en blanco.	Custodia controlada y pre-numeración de las órdenes de compra en blanco.	Generación de órdenes de compra sin el conocimiento de la administración o con propósitos de fraude o malos manejos.
Se encuentran en una misma área física dentro de la empresa el personal de compras, cuentas por pagar y contabilidad.	Se encuentran en una misma área física dentro de la empresa el personal de compras, cuentas por pagar y contabilidad.	Acceso a información que, al conjuntarse, o entrar en contubernio el personal de esas áreas, puede dar lugar a malos manejos o acciones indebidas.

1. Otros objetivos de salvaguarda física del ciclo de compras son:

Consiste en vigilar y monitorear el acceso a los activos, bienes, información confidencial, bases de datos y archivos. Para esto se debe implementar un sistema escrito con las autorizaciones al personal y debe ser comunicado a los colaboradores para que se sigan estas normas con respeto.

2. Establecer una vigilancia y un acceso restringido para el control del inventario

3. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

4. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.

5. El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.

6. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

7. Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a intervalos razonables, con los activos físicos existentes.